부지런해서 손해 보는 서류: 유효기간 3개월의 함정

서류를 미리미리 떼두는 게 왜 문제가 될까요? 부지런한 담당자일수록 이 함정에 잘 빠집니다.

제출서류 대부분은 발급일로부터 3개월까지만 유효합니다

사업자등록증명, 등록증 사본, 각종 입증서류. 출입국에 내는 서류 대부분이 그렇습니다. 연장 신청 창이 열리자마자(만료 4개월 전) 서류를 전부 떼어두면, 정작 신청하는 날에는 앞서 뗀 서류가 기한을 넘겨 무효가 될 수 있습니다. 부지런함이 손해가 되는 순간입니다.

그래서 떼는 순서와 날짜가 전략이 됩니다

한 강사의 연장을 예로 들면 이렇습니다.

• D-120: 신청 창이 열립니다. 이날은 서류를 떼는 날이 아니라 점검하는 날입니다. 뭐가 필요한지, 뭐가 이미 있는지, 뭐가 3개월 규칙에 걸리는지 목록부터 만듭니다.
• D-80 전후: 이제 서류를 발급받습니다. 이 시점에 뗀 서류는 만료일까지 유효기간이 넉넉합니다.
• D-60 전후: 신청합니다. 서류 전부가 유효기간 안에 있습니다.

거꾸로 D-120에 서류부터 떼고 D-10에 신청하면, 유효기간이 지난 서류를 들고 출입국에 가는 일이 생깁니다.

사람이 다 기억하기는 어렵습니다

강사가 한 명이면 수첩으로 됩니다. 강사가 다섯이고 각자 만료일이 다르면, '누구 서류를 언제 떼야 하는가'가 달력 다섯 개짜리 문제가 됩니다. facultyOS는 강사마다 신청 창이 열리는 날을 챙길 일에 올리고, 연장 단계마다 기한을 붙여 지금이 점검할 때인지 발급받을 때인지 신청할 때인지 보여줍니다. 서류를 떼는 날짜는 위 순서대로 D-80 전후를 권합니다.