원어민 강사 서류, 강사 것만 챙기면 될까요? 원장님 쪽 신고 의무 정리

원어민 강사를 고용하면 비자, 여권, 계약서 같은 강사 서류를 챙기게 됩니다. 그런데 의외로 많이 놓치는 쪽이 있습니다. 학원, 그러니까 원장님 본인의 신고 의무입니다.

학원이 직접 해야 하는 신고: 고용변동신고

강사가 퇴직하거나, 해고되거나, 계약 기간이 바뀌면 학원이 출입국에 고용변동신고를 해야 합니다. 기한은 사유가 발생한 날(정확히는 알게 된 날)로부터 15일. 기한을 넘기면 과태료가 부과될 수 있습니다. 학원 이름이 바뀌거나 이전해도 마찬가지입니다.

한 가지 예외가 있습니다. 강사가 다른 학원으로 옮기면서 본인이 근무처변경 신고를 마치면, 그 건에 대한 전 학원의 고용변동신고는 면제됩니다. 강사가 신고를 했는지 확인만 하면 되는 셈입니다.

강사가 해야 하지만, 학원이 알려줘야 하는 신고

• 이사하면 체류지변경신고 15일. 넘기면 벌금이 100만원까지 나올 수 있습니다.
• 여권을 새로 발급받으면 등록사항변경신고 15일.

강사 입장에서는 한국 제도가 낯설어서 이런 기한을 모르는 경우가 많습니다. 결국 챙겨주는 건 학원입니다.

날짜가 아니라 창(기간)으로 기억해야 하는 것

• 체류기간연장 신청은 만료 4개월 전부터 만료일까지 가능합니다. 만료일이 지나면 범칙금 대상이 될 수 있습니다.
• 제출서류 유효기간은 대부분 발급일로부터 3개월. 부지런히 미리 떼어두면 오히려 무효가 됩니다.

그리고 2026년 6월부터 달라진 것

작년까지는 일부 신고를 팩스로 받았지만, 2026년 6월부터는 대부분 전자민원으로만 접수됩니다. 서류를 미리 정리해 두고 온라인으로 접수하는 방식이 사실상 표준이 됐습니다.

이걸 다 달력에 적어두시겠어요?

강사 한 명이면 달력으로도 됩니다. 강사가 다섯이고 지점이 둘이면 이야기가 달라집니다. facultyOS의 챙길 일 화면은 강사별 계약·체류·여권·숙소 임대 만료일과 함께, 위에 적은 15일 신고 기한을 발생일부터 세어서 한 줄로 보여줍니다. 어느 날짜의 매뉴얼을 기준으로 삼았는지가 화면에 남고, 담당자가 바뀌어도 기록은 남습니다. 신고 자체는 학원이 합니다.