강사 개인정보, 학원은 어디까지 보관해야 할까요

여권번호, 외국인등록번호, 집 주소. 지금 학원 컴퓨터 어디에 있습니까? 바로 답이 나오지 않는다면, 이 글이 도움이 될 겁니다.

외국인 강사를 고용하면 민감한 정보가 쌓입니다

비자 서류를 준비하다 보면 여권 사본, 외국인등록증, 주소, 급여 정보까지 자연스럽게 모입니다. 문제는 보관 방식입니다. 많은 학원에서 이 정보가 엑셀 파일 한 장에 모여, 카톡으로 전송되고, USB에 복사되고, 퇴사한 직원의 노트북에 남습니다. 유출은 해킹보다 이런 일상에서 먼저 일어납니다.

원칙은 세 가지면 충분합니다

1. 필요한 것만 모읍니다. 쓸 일 없는 정보는 처음부터 받지 않습니다.
2. 암호화해서 보관합니다. 파일 그대로 두지 않습니다.
3. 누가 언제 열람했는지 기록을 남깁니다.

facultyOS는 이렇게 처리합니다

• 여권번호 같은 민감 정보는 암호화해서 저장합니다.
• 직원 화면에는 값 대신 '있음/없음'만 표시됩니다. 실제 값을 보려면 한 번 더 인증해야 하고, 그 열람이 기록에 남습니다.
• 강사 정보가 바뀌면 강사 본인이 본인 확인 링크로 직접 갱신합니다. 카톡으로 여권 사진을 주고받을 일이 줄어듭니다.
• 언제든 데이터를 엑셀로 내보낼 수 있습니다. 학원 데이터는 학원 것이라는 원칙입니다.

강사에게도 말해 주세요

"네 정보는 암호화해서 보관하고, 열람 기록이 남는다"는 설명 한 마디가 강사에게는 학원을 신뢰할 이유가 됩니다. 개인정보 관리는 규제 대응이기 전에, 외국에서 일하는 직원에 대한 기본적인 배려입니다.